Slimmer en efficiënter omgaan met uitlegtijd

Wat sterk naar voren komt in onze gesprekken met organisaties is het struikelblok ‘uitlegtijd’. Dit is de tijd die wordt gestoken in het (herhaaldelijk) uitleggen van dezelfde, praktische dingen op de werkvloer. Deze uitdaging komt opvallend vaak boven water als wij samenwerken met teams in zorginstellingen. We dachten samen na over oplossingen. Volgens verpleegkundigen kunnen we uitlegtijd namelijk veel slimmer en efficiënter aanpakken. Dat zou best wel eens voor minder werkdruk en meer werkplezier kunnen zorgen…..en dat is natuurlijk iets waar iedere organisatie blij van wordt. Lees er meer over in deze blog!

Een maand uitlegtijd per jaar

In onze teamsessies met afdelingen komt altijd naar voren dat verpleegkundigen heel veel tijd kwijt zijn aan het uitleggen van (dezelfde) praktische dingen op de werkvloer. Het gaat dan vaak om informatie die je niet terug kunt vinden op intranet, via google, in een e-learning of in een protocol. Het moet echt even aan iemand uitgelegd worden door een collega. Het gaat dan bijvoorbeeld om;

• Antwoorden op de veelgestelde vragen (FAQ) op de afdeling
• Tips voor het gebruik van apparaten of tools
• Oplossingen voor struikelblokken of veelgemaakte fouten
• Gouden adviezen en handigheidjes van collega’s
• Specifieke stappenplannetjes

We vroegen verpleegkundigen hoeveel tijd zij zouden besparen als ze van bepaalde dingen uitlegvideo’s of stappenplannetjes zouden maken in de leerapp van Wisbits. Zodat ze studenten en (nieuwe) collega’s daarnaar kon verwijzen in plaats van dat ze het zelf (nog een keer) uit moesten leggen.

Dat zou volgens hen heel veel uitlegtijd schelen.
Een van de verpleegkundigen zei zelfs: “Dat scheelt me een maand uitlegtijd in een jaar”.
Wow…dat is nogal wat.
Waar wij echt van schrokken? Dat de rest hier helemaal niet gek van op keek.

Iedere 8 weken een nieuwe club inwerken

Een andere verpleegkundige vertelde dat ze iedere acht weken een nieuwe club mensen moet inwerken. Co-assistenten, studenten en andere nieuwe collega’s. Die krijgen allemaal dezelfde uitleg. Stellen dezelfde vragen. Maken dezelfde fouten. Hier is ze enorm veel tijd aan kwijt.

“En het is ook niet zo dat iemand na 8 weken helemaal geen vragen meer heeft. Of dat ze alles onthouden na 1x uitleg op de werkvloer. Ze hebben nog steeds begeleiding nodig, dus ze komen naar mij toe. Ook als de volgende lichting al is begonnen met inwerken. Dus het is veel. Ik denk niet dat we het uitleggen van praktische dingen nu efficiënt aanpakken”.

Allebei de verpleegkundigen maken zich hard voor goede begeleiding.
Efficiënt omgaan met uitlegtijd is voor allebei een struikelblok.
Het heeft voor allebei effect op werkdruk en werkplezier.
En dit zijn maar twee voorbeelden. We horen deze uitdaging heel vaak naar boven komen.
Dat moet toch anders kunnen? 

Oplossingen om uitlegtijd te besparen

We gingen samen nadenken over oplossingen. Stap 1 is natuurlijk dat je met jouw afdeling in kaart brengt waar jullie nu heel veel uitlegtijd in steken. Denk samen na over de volgende vragen.

• Wat zijn veelgestelde vragen op onze afdeling?
• Wat zijn veelgemaakte fouten?
• Welke instructie herhalen wij (of één van ons) heel vaak in een jaar?
• Hoeveel uitlegtijd zijn wij hier jaarlijks aan kwijt?

Als je dit samen in kaart hebt gebracht, kun je het ook efficiënter aan gaan pakken. Hieronder een greep uit de oplossingen die werden bedacht door verpleegkundigen om anders om te gaan met uitlegtijd.

1. Maak uitleg digitaal: dat scheelt tijd en geeft de kijker autonomie om iets zelfstandig op te pakken.
2. Maak uitlegvideo’s over FAQ, gouden tips en handigheidjes met apparaten
3. Maak een visuele stappenplannen voor struikelblokken (Zo los je dit op…)
4. Betrek studenten en nieuwe collega’s bij het ‘vangen’ van gouden tips & instructie

Contact

Heb je vragen? Of wil je meer horen over hoe we teams helpen om slimmer en efficiënter om te gaan met uitlegtijd door Wisbits in te zetten? Stuur ons dan een berichtje via het contactformulier op de website of mail naar info@wisbits.nl.